Planificación fiscal para empresas: qué conviene revisar antes del cierre del ejercicio para no pagar más impuestos de los necesarios
Cuando se acerca el final del año, la mayoría de empresas centran su atención en cerrar ventas, controlar la tesorería, revisar objetivos y preparar el ejercicio siguiente. Sin embargo, existe otra cuestión que puede tener una repercusión económica muy importante y que con demasiada frecuencia se deja para el último momento: la planificación fiscal antes del cierre del ejercicio. Uno de los errores más habituales consiste en pensar que el Impuesto sobre Sociedades debe analizarse cuando llega el momento de presentar el modelo 200. Para una sociedad cuyo ejercicio coincide con el año natural, eso significa esperar hasta varios meses después del 31 de diciembre, cuando muchas de las decisiones que podrían haber influido legítimamente en su tributación ya no pueden modificarse. Una verdadera planificación fiscal debe realizarse antes de cerrar el ejercicio, cuando todavía existe margen para revisar amortizaciones, inversiones, créditos incobrables, bases imponibles negativas, operaciones con socios, financiación, incentivos fiscales o la correcta imputación de ingresos y gastos.
Planificar no significa inventar gastos, realizar operaciones ficticias ni buscar fórmulas artificiales para dejar de pagar impuestos. Significa conocer con antelación cuál puede ser el resultado fiscal de la empresa y utilizar correctamente las posibilidades que ofrece la normativa. Además, hay que recordar que beneficio contable y base imponible del Impuesto sobre Sociedades no son necesariamente lo mismo. Una empresa puede cerrar su contabilidad con 100.000 euros de beneficio y eso no significa que necesariamente tenga que aplicar directamente un porcentaje sobre esos 100.000 euros. Pueden existir gastos contables que fiscalmente no sean deducibles, diferencias en amortizaciones, bases imponibles negativas de ejercicios anteriores, reservas fiscales, deducciones o ajustes que modifiquen la base imponible. Por ello, una correcta planificación comienza estimando el resultado contable y fiscal antes de finalizar el año.
1. ¿Por dónde debe comenzar una buena planificación fiscal antes del cierre?
El primer paso debería ser realizar una estimación razonable del resultado del ejercicio. No es necesario esperar a tener cerrada definitivamente toda la contabilidad. Durante octubre, noviembre o diciembre pueden proyectarse los ingresos y gastos pendientes, nóminas, Seguridad Social, amortizaciones, costes financieros, inversiones previstas y operaciones extraordinarias para obtener una aproximación suficientemente útil. Pensemos en una sociedad que en octubre esperaba cerrar con 40.000 euros de beneficio y que, como consecuencia de un pedido extraordinario, pasa a prever 120.000 euros. Fiscalmente, el escenario ha cambiado considerablemente y conocerlo antes del 31 de diciembre permite estudiar con tiempo las decisiones que todavía están pendientes.
A partir de esa estimación debe determinarse cuál será realmente la base imponible y qué tipo de gravamen del Impuesto sobre Sociedades resulta aplicable. La afirmación de que “todas las sociedades pagan un 25 %” es demasiado simplista. La tributación puede depender del ejercicio, de las características de la entidad, de su cifra de negocios, de si se trata de una entidad de nueva creación, de una entidad patrimonial o de si concurren los requisitos de determinados regímenes fiscales. Por eso, cuando una empresa realiza una previsión de tesorería para saber cuánto tendrá que pagar por el Impuesto sobre Sociedades, no debería aplicar automáticamente un 25 % sin comprobar previamente cuál es su régimen tributario concreto.
Dentro de esta primera revisión también adquieren una enorme importancia las amortizaciones. Maquinaria, ordenadores, mobiliario, instalaciones, vehículos y otros elementos del inmovilizado normalmente no se deducen íntegramente como gasto en el momento de su adquisición, sino que su coste se distribuye durante su vida útil. Antes de finalizar el ejercicio conviene comprobar qué activos se han adquirido, cuándo entraron en funcionamiento, qué amortización se ha contabilizado y si existen diferencias entre el tratamiento contable y fiscal. También debe estudiarse si resulta aplicable algún régimen que permita acelerar o incluso liberar fiscalmente determinadas amortizaciones cuando se cumplen los requisitos legales. Una empresa que no revisa correctamente este apartado puede estar retrasando la deducción fiscal de gastos a los que ya tenía derecho.
Esto conecta directamente con otra cuestión habitual: ¿conviene realizar una inversión antes de finalizar el año? La respuesta nunca debería ser “sí, porque así pagas menos impuestos”. Comprar algo que la empresa no necesita simplemente para generar un gasto es una mala decisión económica. Ahora bien, si la sociedad ya tiene previsto sustituir maquinaria, renovar equipos informáticos o realizar una inversión necesaria para su actividad, sí resulta razonable analizar cuándo se producirá la adquisición, cuándo entrará en funcionamiento el activo y qué consecuencias fiscales tendrá hacerlo en un ejercicio u otro. La decisión empresarial debe tener sentido económico por sí misma; después, el asesoramiento fiscal debe buscar el tratamiento más eficiente que permita la normativa.
2. Reservas, amortizaciones y pérdidas anteriores: incentivos que una empresa no debería revisar cuando ya es demasiado tarde
Una vez estimado el resultado, la siguiente fase consiste en comprobar si existen incentivos fiscales que puedan reducir o diferir legalmente la tributación. Uno de ellos puede encontrarse en determinados supuestos de libertad de amortización. La normativa del Impuesto sobre Sociedades permite, cuando concurren las condiciones establecidas, anticipar fiscalmente la deducción correspondiente a determinadas inversiones. Entre otros supuestos, el documento destaca la especial relevancia que puede tener este incentivo para determinadas empresas de reducida dimensión cuando se produce un incremento de plantilla y se cumplen las condiciones legalmente exigidas. Por ello, la revisión de cierre no debería limitarse a preguntar qué ha comprado la empresa, sino también si esas inversiones pueden acogerse a algún incentivo fiscal.
Otra cuestión especialmente relevante es la reserva de capitalización. Su finalidad es incentivar el fortalecimiento de los fondos propios de las empresas y puede permitir, cuando se cumplen los requisitos, reducir la base imponible atendiendo al incremento de dichos fondos. Sin embargo, no debe aplicarse automáticamente. Es necesario determinar correctamente el incremento de fondos propios, excluir las partidas que la normativa establece, comprobar el porcentaje y los límites aplicables y cumplir las correspondientes obligaciones de mantenimiento. Además, su regulación ha experimentado modificaciones, por lo que debe analizarse conforme a la normativa vigente en el ejercicio concreto. Una sociedad que obtiene beneficios y decide fortalecer sus recursos propios puede estar dejando de utilizar un incentivo relevante simplemente porque nadie ha realizado el cálculo antes del cierre.
Para las entidades que cumplen los requisitos correspondientes también debe estudiarse la reserva de nivelación. Su funcionamiento responde a una lógica diferente: permite minorar temporalmente una parte de la base imponible positiva, anticipándose a la posibilidad de que en ejercicios posteriores aparezcan pérdidas fiscales. No estamos propiamente ante una exención definitiva, sino ante un mecanismo que puede permitir diferir tributación y mejorar
la planificación financiera. Precisamente por ello, su aplicación debería estudiarse conjuntamente con las previsiones económicas de los ejercicios siguientes y no únicamente atendiendo al beneficio obtenido en el año que está a punto de finalizar.
Igualmente importantes son las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores. Una empresa que atravesó años de pérdidas puede tener importes pendientes de compensar cuando vuelve a generar beneficios. Si este año obtiene una base imponible positiva de 150.000 euros, el cálculo del impuesto no debería realizarse sin comprobar previamente si existen pérdidas fiscales anteriores susceptibles de compensación y qué límites resultan aplicables. Además, no es suficiente confiar únicamente en el saldo que aparece en el programa contable. Conviene comprobar el ejercicio de procedencia, las declaraciones presentadas y la documentación que permite acreditar esas bases, especialmente porque pueden adquirir una enorme importancia económica cuando la empresa vuelve a obtener resultados positivos.
El objetivo de toda esta revisión no es “forzar” una reducción del impuesto, sino evitar la situación contraria: que una empresa termine pagando más simplemente porque nadie ha comprobado si tenía derecho a aplicar correctamente los incentivos que contempla la propia normativa.
3. Clientes que no pagan, existencias y gastos: no todo lo contabilizado tiene el mismo tratamiento fiscal
Otro de los grandes bloques del cierre consiste en revisar la calidad del resultado contable. Una empresa puede tener un beneficio aparentemente elevado y, sin embargo, una parte de sus ingresos proceder de facturas que llevan meses pendientes de cobro y cuya recuperación resulta dudosa. Cuando existe un riesgo real de insolvencia del cliente puede ser necesario analizar el correspondiente deterioro contable y comprobar si se cumplen las condiciones para que tenga efectos fiscales. No cualquier impago permite deducir automáticamente una pérdida. Deben analizarse las circunstancias del crédito, cuánto tiempo lleva vencido, la situación del deudor, la existencia de reclamaciones y el resto de requisitos establecidos por la normativa.
Algo parecido sucede con las existencias y el stock. El inventario final influye directamente en el resultado contable y, por tanto, una valoración incorrecta puede distorsionar considerablemente el beneficio del ejercicio. Mantener en contabilidad mercancía que ya no existe, productos completamente obsoletos o bienes cuyo valor real se ha deteriorado puede ofrecer una imagen económica incorrecta. Pero tampoco puede decidirse arbitrariamente que unas existencias “ya no valen nada” simplemente para reducir el resultado. Cualquier corrección debe responder a la realidad económica y estar adecuadamente acreditada. Inventarios, fotografías, informes técnicos o documentación comercial pueden ser importantes si posteriormente Hacienda solicita justificar por qué se realizó una determinada corrección de valor.
También debe revisarse la imputación temporal de ingresos y gastos. El cierre fiscal no consiste simplemente en contabilizar todas las facturas recibidas antes del 31 de diciembre. Puede ocurrir que una sociedad pague en diciembre un seguro que cubre parte del ejercicio siguiente o que haya prestado un servicio durante diciembre cuya factura se emita en enero. La fecha de pago o incluso la fecha formal de una factura no determina por sí sola, en todos los supuestos, el ejercicio al que corresponde económicamente la operación. Los errores de
periodificación pueden modificar indebidamente el resultado de varios ejercicios y acabar generando ajustes en una futura comprobación tributaria.
A continuación deben identificarse aquellos gastos que están correctamente contabilizados pero que fiscalmente no resultan deducibles, total o parcialmente. Este es un punto que genera numerosos errores porque algunos empresarios parten de una idea equivocada: “si lo ha pagado la empresa y tengo factura, es deducible”. No siempre es así. El ejemplo más sencillo son determinadas multas y sanciones: contablemente representan un gasto y económicamente la sociedad ha soportado un desembolso, pero eso no significa que puedan utilizarse para reducir la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. Existen otros gastos cuya deducibilidad puede estar excluida o limitada, por lo que el cierre debe incluir una revisión de las cuentas contables para identificar los correspondientes ajustes extracontables.
Esta revisión adquiere todavía más importancia cuando existen operaciones con socios y administradores. Préstamos, alquileres, retribuciones, dividendos, utilización de vehículos, pagos personales satisfechos por la sociedad o saldos de cuentas corrientes con socios pueden generar importantes consecuencias tributarias. Cuando además existe vinculación entre las partes, debe atenderse a las reglas fiscales de valoración a mercado y, dependiendo de la operación y sus circunstancias, pueden aparecer obligaciones de documentación e información. Una práctica especialmente problemática consiste en utilizar la cuenta bancaria de la sociedad como si fuese una cuenta personal del socio. Antes de finalizar el ejercicio deberían revisarse estos movimientos y comprobar que cada uno tiene una naturaleza jurídica, contable y fiscal correctamente identificada.
4. Socios, administradores, financiación e IVA: el cierre fiscal debe analizar la empresa en su conjunto
La retribución de los administradores merece una revisión específica. No basta con que la sociedad haya pagado una cantidad todos los meses y la haya registrado contablemente. Hay que analizar cómo está configurada mercantilmente esa remuneración, qué disponen los estatutos, qué acuerdos societarios resultan necesarios, qué funciones desempeña realmente el administrador y cuál es el tratamiento fiscal y laboral que corresponde. Esperar a que Hacienda inicie una comprobación para descubrir incoherencias entre estatutos, nóminas, contabilidad y declaraciones fiscales puede convertir una cuestión que podría haberse corregido preventivamente en un conflicto tributario mucho más complejo.
También debe revisarse cómo se está financiando la empresa. Puede existir financiación bancaria, préstamos realizados por socios, cuentas corrientes con socios, intereses pendientes o financiación entre empresas vinculadas. Los gastos financieros están sometidos a sus propias reglas y, en determinados casos, existen limitaciones a su deducibilidad. Además, cuando un socio presta dinero a su propia sociedad no debería tratarse la operación como una simple transferencia bancaria. Debe poder demostrarse qué operación existe, cuáles son sus condiciones y, cuando proceda, si su valoración se ajusta a las reglas aplicables.
La revisión debería extenderse igualmente a las deducciones fiscales. Dependiendo de las actividades desarrolladas durante el ejercicio, pueden existir incentivos relacionados con investigación y desarrollo, innovación tecnológica, producciones audiovisuales, determinadas modalidades de creación de empleo u otras actividades incentivadas por la normativa. El problema es que muchas empresas no pierden estos beneficios porque no cumplan sus requisitos, sino porque nadie ha identificado que la actividad desarrollada podía generar el correspondiente derecho. De ahí que el cierre fiscal deba comenzar preguntando no solo
cuánto ha ganado la sociedad, sino también qué ha hecho durante el año y qué consecuencias fiscales pueden derivarse de ello.
Y no podemos hablar de cierre fiscal mirando únicamente el Impuesto sobre Sociedades. También deben conciliarse las retenciones y el IVA. Nóminas, profesionales, administradores, alquileres y determinadas rentas pueden haber estado sometidas a retención, y los importes declarados periódicamente deben guardar coherencia con la contabilidad y las declaraciones informativas. Del mismo modo, resulta recomendable comprobar conjuntamente facturas emitidas y recibidas, libros registro, modelos 303, contabilidad, operaciones intracomunitarias, inversiones del sujeto pasivo y demás operaciones con tratamiento especial. Una empresa puede tener perfectamente calculado el Impuesto sobre Sociedades y, simultáneamente, arrastrar durante todo el ejercicio errores importantes de IVA. La revisión debe ser global.
Precisamente aquí encontramos uno de los principales beneficios de realizar el cierre con suficiente antelación. Una diferencia detectada en noviembre es una incidencia que todavía podemos estudiar; la misma diferencia descubierta meses después porque Hacienda ha enviado un requerimiento ya es un problema tributario que exige defensa.
5. Planificar no es gastar por gastar: el objetivo es pagar correctamente y con seguridad jurídica
Cuando una empresa descubre que va a cerrar el ejercicio con un beneficio elevado aparece con frecuencia una idea aparentemente lógica: “hay que gastar antes de final de año para pagar menos impuestos”. Este razonamiento puede conducir a decisiones empresariales muy poco eficientes. Si una sociedad desembolsa 20.000 euros en algo que no necesita únicamente para reducir su beneficio, habrá gastado 20.000 euros para obtener un ahorro fiscal equivalente únicamente a una parte de esa cantidad. Eso no es planificación fiscal; es gastar dinero innecesariamente. Una inversión o un gasto debe tener primero sentido empresarial y después analizarse su tratamiento tributario.
Pensemos en una empresa que en noviembre estima que terminará el año con 200.000 euros de beneficio contable. Si no realiza ninguna revisión, podría limitarse meses después a facilitar la contabilidad a su asesor y esperar el cálculo del Impuesto sobre Sociedades. Sin embargo, una planificación previa puede revelar que existen activos cuya amortización debe revisarse, bases imponibles negativas pendientes, clientes con deudas antiguas cuyo deterioro puede requerir análisis, un incremento de fondos propios que permita estudiar la reserva de capitalización, incentivos asociados a su condición empresarial u operaciones con socios que necesitan documentarse correctamente. Después de realizar todas estas comprobaciones, el resultado fiscal puede ser significativamente diferente de aplicar directamente un porcentaje sobre los 200.000 euros de beneficio contable.
Esto es precisamente planificación fiscal de cierre: no ocultar ingresos, no inventar facturas y no realizar operaciones ficticias, sino conocer la normativa antes de que finalice el ejercicio y aplicarla correctamente a la realidad económica de la empresa.
Por eso, el 31 de diciembre no debería ser el día en que una sociedad comienza a pensar en sus impuestos. Cuando el ejercicio coincide con el año natural, octubre y noviembre pueden ser buenos momentos para realizar una primera estimación y diciembre permite actualizarla con información más próxima al cierre. De esta manera, la empresa puede conocer aproximadamente cuál será su resultado, qué ajustes fiscales existen, qué incentivos podrían
resultar aplicables, qué operaciones deben documentarse, qué riesgos deberían corregirse y cuál puede ser su carga fiscal.
Existe, además, una diferencia fundamental entre planificación fiscal y evasión fiscal. Una empresa no debería pagar más impuestos simplemente porque desconoce una deducción o un incentivo al que legítimamente tiene derecho, pero tampoco debería asumir riesgos mediante estructuras artificiales, gastos inexistentes o interpretaciones difícilmente defendibles. La mejor planificación es aquella que combina eficiencia fiscal, seguridad jurídica y lógica empresarial.
En Geasur Asesores entendemos la planificación fiscal para empresas precisamente desde esta perspectiva. El cierre no consiste únicamente en calcular meses después cuánto debe ingresarse por el Impuesto sobre Sociedades. Supone analizar previamente el resultado contable y fiscal, las amortizaciones, inversiones, bases imponibles negativas, incentivos y reservas fiscales, operaciones con socios y administradores, financiación, IVA y cualquier otra circunstancia que pueda influir en la tributación de la empresa.
Porque una buena asesoría fiscal para empresas no debería limitarse a comunicar cuánto hay que pagar cuando ya no existe margen para tomar decisiones. Su verdadero valor está en anticiparse, detectar riesgos, analizar alternativas y permitir que el empresario conozca las consecuencias fiscales antes de cerrar el ejercicio.